Hora de digitalizar tu despacho (II). Herramientas colaborativas.

Si bien Google es sobre todo conocido por su buscador web, son millones los usuarios en todo el mundo que utilizan las otras ofertas de la empresa, algunas de las cuales se encuentran reunidas en la G Suite. Se trata aquí de un paquete de aplicaciones para la oficina y varias herramientas de colaboración ya conocidas para la mayoría de los usuarios: Gmail, el servicio de correo gratuito de Google; Google Docs, para la creación de documentos, y Google Drive, el almacén en la nube del proveedor. Gran parte de estas aplicaciones ya está disponible de forma gratuita para los usuarios particulares, pero las empresas tienen a su disposición una versión ampliada con otros servicios: correo electrónico profesional, más espacio de almacenamiento y atención al cliente en todo momento.

Pensadas como software como servicio, las aplicaciones de groupware no se ejecutan en el equipo del usuario, sino que se proveen a través de una interfaz web. Al encontrarse todos los datos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos con total facilidad, compartir los calendarios, trabajar en los documentos en grupo y llevar a cabo reuniones online.

La colaboración en G Suite se lleva a cabo así:

• Comunicación : gracias al servicio de correo Gmail y a la aplicación para chatrooms y videoconferencia, Hangouts, los miembros de los equipos pueden hablar entre ellos.
• Reparto de tareas : las tareas y las citas se gestionan con el calendario y las aplicaciones de notas.
• Creación : además de las conocidas aplicaciones para crear documentos (Docs, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones) también puede trabajarse en páginas web y aplicaciones propias.
• Almacenamiento : además de Drive, Google ofrece con Vault un archivo para clientes Business.
• Administración : para otorgar a las empresas pleno control sobre su propia G Suite, en la app de administración pueden gestionarse los usuarios y los derechos.

En 2011 se dio a conocer la herramienta de colaboración Asana, creada por el cofundador de Facebook, Dustin Moskovitz y el programador Justin Rosenstein. Ambos desarrollaban anteriormente soluciones internas para mejorar el proceso de trabajo de la conocida red social y fue a partir de aquí que se forjó la idea de crear una herramienta autónoma. En el foco de esta aplicación web SaaS , alojada en los servidores de la empresa homónima, se sitúa la gestión de proyectos y tareas sin necesidad de usar una plataforma adicional de comunicación. Además de la aplicación web, a la que se puede acceder desde cualquier navegador común, también existen aplicaciones para iOS y Android . La versión básica de la herramienta es gratuita, pero sus funciones son limitadas frente a las ofrecidas en las modalidades de pago “Premium” (a partir de 9 euros por usuario y mes), “Business” (por alrededor de 19 euros por usuario y mes) y “Enterprise” (precio a consultar).

Con Asana es posible organizar un espacio de trabajo propio para tantos equipos como se desee donde se pueden dirigir tantos proyectos como sean necesarios creando, asignando y procesando las tareas. Para ello se definen fechas de entrega, se insertan etiquetas para filtrar las tareas o se adjuntan documentos y archivos locales desde Dropbox, OneDrive, Box o Google Drive. En el escritorio se obtiene una visión general sobre los diferentes proyectos y tareas, los cuales se pueden filtrar por orden alfabético, fechas de entrega o estado.

Otras características de esta herramienta colaborativa:

• Calendario propio para cada equipo
• Chat de proyecto (Conversations)
• Sistema de mensajería con archivo (Inbox)
• Función deshacer
• Sincronización de las tareas con software de calendario externo
• Función de impresión y exportación (CSV) de proyectos y tareas

La versión básica permite crear proyectos con un máximo de 15 participantes, por lo que, cuando haya que dirigir equipos con un mayor número de integrantes, será necesario recurrir a la edición “ Premium ”. Este paquete incluye además plantillas con las que se pueden crear proyectos con solo un clic, así como funciones ampliadas de búsqueda y de generación de informes que facilitan el proceso de trabajo. El administrador tiene acceso también en este paquete a una serie de aplicaciones específicas que permiten un mayor control sobre el proyecto y los participantes. En la versión “Enterprise” se recibe además soporte exclusivo y permite asignar acceso basado en SAML (Lenguaje de Marcado para Confirmaciones de Seguridad) a todos los usuarios.

Tras casi un año de desarrollo, la empresa de software americana Fog Creek sacó al mercado en 2011 una herramienta de colaboración conocida como Trello, más tarde adquirida por la empresa de software Atlassian. El acceso a esta plataforma se realiza a través de la web, pero también existen aplicaciones móviles para iOS y Android desde donde se pueden coordinar fácilmente las tareas a través de tableros. Además, Trello incluye otras funciones, como calendario y conexión a aplicaciones en la nube, que se agregan a través de los llamados Power-Ups. La versión básica es gratuita, pero dispone de una selección limitada de utilidades, mientras que los paquetes “Business Class” (a partir de 9,99 dólares por mes y usuario) y “Enterprise“ (alrededor de 20 dólares por mes y usuario ) permiten acceder a Power-Ups Premium tales como la conexión con GitHub, Dropbox, etc.

Cuando se crea un nuevo tablero en Trello se tienen tres opciones. En el modo privado, solo los usuarios añadidos manualmente pueden ver el tablero e introducir cambios, mientras que los tableros de equipo, sin embargo, son visibles de forma automática para todos los miembros que lo integran. Si se escoge la opción pública , todos los usuarios de la web pueden acceder al tablero a través del enlace correspondiente. No obstante, en ninguno de estos últimos casos se puede editar la herramienta a menos que, como ocurre en el modo privado, el administrador de proyecto agregue al usuario . La distribución de las tareas se lleva a cabo a través de una serie de tarjetas agrupables en listas, lo que permite mostrar el estado en el que se encuentra cada tarea. Esta herramienta colaborativa ofrece tres listas: “Lista de Tareas“, “En proceso“ y “¡Hecho!“, aunque permite definir categorías propias e insertar listas adicionales . Estas son las opciones disponibles para el diseño de tarjetas:

• Clasificar a los miembros
• Incluir una etiqueta (colores y plantilla opcional)
• Adjuntar listas con todos los puntos que se deseen
• Comentar
• Establecer plazos para la realización tareas
• Adjuntar enlaces o archivos (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Ver el registro de actividad
• Cambiar a otra lista en el momento en el que se modifica el estado de la tarea

Si decides adjuntar archivos desde tu ordenador, dispones por defecto de un espacio de 10 MB. A partir del paquete “Business Class”, sin embargo, tienes a tu alcance hasta 250 MB. Como usuario de un paquete de pago también puedes controlar quién puede crear tableros públicos o privados, así como eliminar a aquellos miembros que ya no participan en el proyecto. En caso de que surjan problemas técnicos o preguntas, puedes mandar un email a una persona de contacto que responderá en un plazo máximo de 24 horas. Con la edición “ Enterprise ” , este software colaborativo garantiza protección adicional para tus proyectos a través de la autenticación en dos pasos, cifrado de datos, monitorización de software y la posibilidad de controles de seguridad personalizados .

En el año 2014 se creó la herramienta de groupware Slack, simplificando desde ese momento la comunicación en empresas y agencias y encargándose de que todo usuario pueda acceder en cualquier momento a los servicios y recursos que necesita en su jornada de trabajo. De acuerdo con sus proveedores, más de ocho millones de usuarios activos en más de 100 países, así como más de 35 000 empresas, utilizan Slack cada semana. Esta aplicación web también está disponible para iOS, Android, Windows y Windows Phone (Beta). Ofrece una versión gratuita (“Free“) y otras dos de pago con una suscripción mensual (“Standard“ y “Plus“), estas últimas caracterizadas por el enorme alcance de sus funciones.

Slack tiene como objetivo principal presentar al usuario una plataforma que ofrezca la mejor comunicación posible. Para ello se pueden instalar tantos canales como se desee, que funcionan a modo de salas de chat. Al configurar este tipo de canales tienes la posibilidad de abrirlos a todos los participantes invitados o bien de definir manualmente quién puede acceder. Los miembros registrados en el software pueden comunicarse por mensaje directo y compartir archivos (PC, Google Drive), intercambiar documentos (Google Docs) o enviar fragmentos de código (HTML, CSS; C++, PHP, y muchos otros). Esta herramienta también ofrece la posibilidad de integrar servicios externos, existiendo interfaces para los siguientes servicios web:

• Gestión de archivos : Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Comunicación : Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
• Desarrollo : GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
• Marketing : Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Productividad : Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Redes sociales y entretenimiento : GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Diseño : InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Cuantos más canales se usen para la administración y la gestión de un proyecto, más difícil es también mantener la visión general, aunque, gracias a la calidad de la función de búsqueda que ofrece esta herramienta, es posible acceder a conversaciones y documentos específicos. En la versión gratuita, esta herramienta de colaboración solo permite acceder a los últimos 10 000 mensajes y se pueden integrar hasta diez programas de servicios externos. Ambas limitaciones se amplían con el paquete “ Standard ” (a partir de 6,25 euros por usuario), que permite a un invitado unirse a los canales y proporciona funciones para implementar sistemas de doble autenticación y OAuth (Open Authentication). La versión “Plus” (a partir de 11,75 euros al mes por usuario) ofrece servicio de atención 24 horas los siete días de la semana con un tiempo máximo de respuesta de cuatro horas.

Desde el año 2003, la empresa estadounidense Lifesize viene desarrollando soluciones sencillas y escalables para llevar a cabo conferencias de audio, web y vídeo . Según sus propios datos, más de 4 500 clientes en más de 100 países confían en sus productos, los cuales combinan las posibilidades de la nube con la eficaz tecnología de la cámara HD y la telefonía. Junto al uso de aplicaciones web para Chrome y los navegadores Microsoft, existen también aplicaciones para iOS y Android que permiten una participación multidispositivo y remota en las reuniones. Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece un periodo de prueba de 14 días antes de decidirte por uno de los tres planes de suscripción, “Core”, “Premium” o “Enterprise”.

Lifesize ofrece dos posibilidades para empezar una conferencia de audio o de vídeo, bien mediante selección directa o bien creando y planificando una reunión “Meet-me ” a través de la extensión de Chrome para el calendario de Google, la conexión por email o cualquier calendario compatible con el formato ICS. Lifesize también permite crear un espacio de conferencias propio, al que puede invitarse a un máximo de 50 participantes con el plan “Enterprise”. La conexión se puede realizar a través de la aplicación de Lifesize en la nube o mediante un dispositivo cliente, un sistema de video H.323/SIP o un teléfono. Este espacio permite hacer presentaciones en pantalla completa y silenciar a los participantes, así como establecer de manera opcional un código de seguridad para entrar. Además, esta herramienta de colaboración ofrece lo siguiente:

• Facilidad para convertir conversaciones privadas en conferencias de grupo sin necesidad de establecer una nueva conexión.
• Cantidad ilimitada de llamadas
• Directorio de usuarios y reuniones
• Planificación de calendario para espacios de conferencias conectados (a partir de la versión “Premium”)
• Interfaces a sistemas de vídeo consolidados y aplicaciones como Skype, Cisco o Polycom
• Transmisión de señales y medios cifrados (128-Bit-AES)
• Firewall transversal automático para una comunicación segura y en todas las redes

El acceso a los vídeos registrados está regulado por un sistema de permisos configurables , de forma que los participantes en una reunión reciben de forma automática acceso al material correspondiente. Junto con la reproducción autónoma en la plataforma, es posible también descargar vídeos en formato MP4.

La herramienta colaborativa Wrike es el producto clave de la firma con el mismo nombre, creada en California en 2006 y premiada varias veces por sus logros en las áreas de gestión de proyectos, gestión del trabajo y crecimiento de empresas . Con prestaciones que se encargan de regular la comunicación, la transparencia y la responsabilidad en los proyectos, este software está diseñado, de acuerdo con su proveedor, para equipos de marketing, de creación, de gestión y desarrollo de proyectos, entre otros. Junto a la versión gratuita, disponible para un máximo de cinco usuarios, Wrike ofrece planes más especializados. Tal es el caso de “Professional” (a partir de 9,80 dólares por mes y usuario), “Business” (a partir de 24,80 dólares por mes y usuario) o “Marketing” (a partir de 34,60 dólares por mes y usuario) que hacen hincapié en diferentes puntos. Se puede acceder a esta herramienta a través de aplicaciones web, de escritorio (Windows, macOS) y de dispositivos móviles (iOS, Android).

Cualquier proyecto creado con esta herramienta puede dividirse fácilmente en tantos proyectos secundarios como sea necesario. Las tareas pueden organizarse en carpetas y calendarios, cuya visualización en forma de línea temporal es posible a partir del paquete “Profesional“, permitiendo conocer las actualizaciones y avances de cada uno de los usuarios. Estas actividades se ven reforzadas por el LiveStream, el control de versiones y el almacenamiento compartido (a partir de 2 GB), lo que permite guardar y enlazar documentos. Para que no tengas que crear cada tarea desde cero, la aplicación ofrece una práctica función de copiado que permite duplicar de forma muy fácil aquellas tareas o proyectos que se repiten. Como algunas de las otras soluciones presentadas, las funciones de Wrike pueden ampliarse con las siguientes integraciones :

• Compartir archivos : Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Desarrollo : Jira, GitHub
• Asistencia : Zendesk, SurveyMonkey
• Contabilidad : Harvest, QuickBooks
• Chat/mensajería : Slack, HipChat, Microsoft Teams
• Inicio de sesión único : SAML, Okta, Bitium
• Redes sociales : LinkedIn

La versión básica de Wrike se adapta a pequeños grupos de hasta cinco personas que pretendan facilitar la organización de su trabajo con una solución de software. Aquellos con un nivel mayor de exigencia habrán de recurrir al menos al plan “Professional”, que ofrece un espacio de almacenamiento de 5 GB, paneles de control divididos, así como un número ilimitado de licencias para colaboradores . También se oferta el plan “Business”, con el que se dispone de un espacio de almacenamiento de 50 GB y permite administrar recursos, permisos y grupos de usuario, usar plantillas de informes o individualizar el propio espacio de trabajo. Si te decides a probar Wrike, esta empresa ofrece un periodo de prueba gratuito para cualquiera de sus planes.

Sin llegar a ser una versátil herramienta de colaboración como las presentadas hasta ahora, sí constituye un buen complemento para el trabajo en equipo: apta tanto para grandes grupos corporativos, como para pequeños proyectos, Spike revoluciona la forma de trabajar con el correo electrónico, porque, al manejarlos como si fueran los mensajes de un chat, los usuarios pueden prescindir de las interminables cadenas de mensajes con innecesarias líneas de asunto y firmas que entorpecen la fluidez de la comunicación. El programa muestra los mensajes en forma de diálogo y deja de lado todo lo que no forma parte del contenido del mensaje. Y, al contrario de lo que ocurre con el tráfico de correos electrónicos, Spike emite los mensajes en tiempo real sin retrasos.

A este innovador concepto visual se añaden otras funciones para hacer de Spike una convincente solución para equipos, entre ellas, la posibilidad de realizar llamadas por VoIP o de vídeo. Los usuarios de la aplicación tienen también un calendario a su disposición y pueden compartir archivos con otros usuarios. Los mensajes pueden cifrarse si se desea.

Con estas funciones, Spike se erige en un competente complemento a otras herramientas colaborativas:

• Comunicación por correo en formato de chat
• Llamadas de voz y vídeo
• Intercambio de archivos
• Gestión de calendario

Para poder usar Spike, solo hay que registrar los datos de la cuenta de correo electrónico. Mientras que su empleo es gratuito para usuarios particulares, en el entorno profesional es necesario contratar una suscripción de pago mensual. Spike está disponible para Android, iOS, macOS y Windows y como aplicación web.